IT für Steuerkanzleien

IST Zustand:

• Die Kanzlei hat in der Vergangenheit jeden Monat eine sehr große Excel-Tabelle (mit Makros) zum manuellen Ausfüllen der Daten per E-Mail an seine Mandanten geschickt. Das Problem dabei war: Office Dokumente mit Makros sind potenziell gefährlich und werden von den meisten Antivirus Systemen blockiert. Außerdem wurden durch den Versand und den Empfang dieser Dateien die E-Mail-Postfächer größer. Dies führte zu Kapazitätsengpässen und die Systeme wurden anfälliger.
  Es fehlte die Zeit für neue Mandanten.
• Oft lautete die Fehlermeldung: Outlook sendet nicht. Outlook versendet keine Mails, wenn die Datenmenge grösser ist als der Empfänger es zulässt. Der Kunde benötigte MS Office oder eine andere kompatible Software.
• Es gab eine hohe Fehlerrate, da die Eingaben nicht -oder nur bedingt- automatisiert überprüft werden konnten.
• Die Excel-Dateien wurden durch die Mandanten -mehr oder weniger komplett- ausgefüllt und wiederum per E-Mail zurück in die Kanzlei geschickt
• Es konnte so nicht automatisch geprüft werden, ob alle Felder korrekt ausgefüllt wurden. Alle Excel-Dateien mussten aufwendig manuell geprüft werden. Es kam zu vielen Rückfragen und Ärger auf beiden Seiten.
• Jede Excel-Datei wurde manuell umgewandelt, um sie in die Steuersoftware zu importieren.
• Die Umwandlung wurde von einem bestimmten Mitarbeiter vorgenommen, der nun nicht mehr in der Kanzlei beschäftigt ist. Anpassungen (z.B. ein Update der Steuersoftware) konnten nur sehr schwer durchgeführt werden.

Die Lösung:

• Anstatt manuell Dokumente hin und her zu senden hat die Kanzlei nun ein sicheres Onlineportal, in dem sich Kunden anmelden und durch einfach geführte Eingabemasken kinderleicht die benötigten Daten bereitstellen können. Die gängigen Hilfen für typische Fragen sind bereits im Portal hinterlegt.
• Die doppelte Erfassung und die Kontrolle der Daten entfallen.
• Das Portal bietet zudem eine automatische Validierung auf Vollständigkeit, Sinnhaftigkeit und Richtigkeit
• Automatisierte Workflows können jetzt Erinnerungen, Meldungen und weitere Tätigkeiten durchführen
• Die Übertragung der Daten zwischen Portal und Steuersoftware kann ohne zusätzliche Konvertierungssoftware durchgeführt werden
• Durch die Schnittstellenanbindung zu Lexware, Addison One Click, Starmoney und Datev wird nun keine Hilfe mehr benötigt. Der Kunde kann leichter selbst damit umgehen.

Ergebnis:

• Die Steuerkanzlei spart viel Zeit, weil viele manuelle Aufgaben wegfallen
• Es werden weniger Anrufe beim Anwendersupport von Lexware, Addison One Click, Starmoney und Datev getätigt, um Hilfe zu bekommen.
• Menschliche Fehler und der damit verbundene Ärger werden minimiert
• Die Sicherheit der Mandantendaten wird dank verschlüsselter Übertragung und zeitgemäßer Authentifizierung drastisch erhöht
• Die Kanzlei hat deutlich bessere Konsolidierungs- und Auswertungsmöglichkeiten.
• Kein Benutzer ist auf die Installation spezieller Software außer einem Internetbrowser angewiesen.
• Die Nutzung ist über ein Laptop oder Tablet überall jederzeit möglich.