Managed VoIP für Unternehmen
Managed VoIP für Unternehmen in Mainz, Wiesbaden, Frankfurt und Umgebung
Ihre geschäftliche Telefonie muss zuverlässig funktionieren – im Büro, im Homeoffice und unterwegs. Mit unserem Managed VoIP Service übernehmen wir die Planung, Einrichtung, Administration und Überwachung Ihrer Telefonanlage.
Sie erhalten eine moderne, flexible Kommunikationslösung mit einem festen Ansprechpartner, klar definierten Leistungen und planbaren monatlichen Kosten. Wir kümmern uns um den technischen Betrieb, Ihre Rufnummern, Nebenstellen, Warteschleifen, Endgeräte und die Bearbeitung von Störungen.
Ihre Vorteile
Zentraler Ansprechpartner
Planbare Kosten
Proaktive Überwachung
Flexible Arbeitsmöglichkeiten
Professioneller Unternehmensauftritt
Skalierbare Lösung
Wir übernehmen Verantwortung für Ihre Geschäftstelefonie
Telefonie gehört in vielen Unternehmen weiterhin zu den wichtigsten Kommunikationswegen. Funktionieren zentrale Rufnummern, Weiterleitungen oder Warteschleifen nicht, sind Kunden, Interessenten und Geschäftspartner möglicherweise nicht mehr erreichbar.
Gleichzeitig besteht eine moderne Telefonanlage heute aus deutlich mehr als einem Anschluss und einigen Tischtelefonen. Rufnummern, Nebenstellen, Benutzer, Endgeräte, Internetanbindung, Netzwerk, Firewall, Provider und angebundene Geschäftsanwendungen müssen sinnvoll zusammenspielen.
Mit Managed VoIP erhalten Sie deshalb nicht nur eine Telefonanlage. Wir übernehmen die Verantwortung für den vereinbarten Betrieb Ihrer Kommunikationslösung. Dazu gehören die Einrichtung, laufende Administration, Überwachung, Störungsbearbeitung und Dokumentation.
Treten Probleme bei beteiligten Anbietern oder technischen Komponenten auf, übernehmen wir die Koordination und begleiten den Vorgang bis zur Lösung.
Ihre Telefonanlage funktioniert – aber wer kümmert sich dauerhaft darum?
Viele Telefonanlagen werden einmal eingerichtet und anschließend nur noch dann betrachtet, wenn bereits eine Störung aufgetreten ist. Über die Jahre kommen neue Mitarbeiter, Rufnummern, Standorte, Endgeräte und Weiterleitungen hinzu. Häufig fehlt jedoch ein zentraler Verantwortlicher für die gesamte Lösung.
Typische Fragen sind:
- Wer reagiert, wenn die zentrale Rufnummer nicht erreichbar ist?
- Wer prüft, ob die Telefonanlage oder der Anschluss die Ursache ist?
- Wer richtet neue Mitarbeiter und Nebenstellen ein?
- Sind Rufgruppen, Warteschleifen und Weiterleitungen noch aktuell?
- Wer koordiniert Störungen mit dem Anschluss- oder Telefonie-Anbieter?
- Können Mitarbeiter auch im Homeoffice oder unterwegs telefonieren?
- Sind alle Rufnummern, Geräte und Konfigurationen dokumentiert?
- Was passiert bei einem Ausfall der Internetverbindung?
- Wie werden Ansagen, Geschäftszeiten und Feiertage gepflegt?
- Wer verhindert unkontrollierte Änderungen an der Telefonanlage?
Mit Managed VoIP werden diese Aufgaben nicht erst bei einem Ausfall betrachtet. Wir übernehmen die laufende Betreuung und entwickeln die Telefonielösung innerhalb des vereinbarten Standards weiter.
Was ist in Managed VoIP enthalten?
Betrieb und Administration der Telefonanlage
Wir übernehmen die laufende Administration Ihrer Telefonielösung. Dazu gehören im Rahmen des vereinbarten Betriebsstandards insbesondere:
- Verwaltung von Benutzern und Nebenstellen
- Verwaltung und Zuordnung von Rufnummern
- Einrichtung von Rufgruppen
- Konfiguration von Warteschleifen
- Pflege von Weiterleitungen
- Anpassung von Ansagen
- Verwaltung von Benutzerprofilen
- Konfiguration kompatibler Endgeräte
- Pflege der dokumentierten Telefoniestruktur
Monitoring und Alarmierung
Wir überwachen regelmäßig die Erreichbarkeit der betreuten VoIP-Infrastruktur. Bei erkannten Auffälligkeiten erfolgt eine Meldung an unser Ticketsystem. Die Meldung wird technisch bewertet und entsprechend der vereinbarten Priorisierung bearbeitet.
Support und Störungsbearbeitung
Bei einer Störung übernehmen wir die technische Erstdiagnose, prüfen die beteiligten Komponenten und leiten geeignete Maßnahmen zur Wiederherstellung des Betriebs ein. Liegt die Ursache bei einem Anschluss-, Plattform- oder Geräteanbieter, koordinieren wir die weitere Bearbeitung und begleiten den Vorgang bis zur Lösung.
Telefonie im Büro, Homeoffice und unterwegs
Ihre Mitarbeiter können die geschäftliche Telefonie je nach Konfiguration über geeignete Tischtelefone, Computer oder mobile Endgeräte nutzen. Dadurch bleiben sie auch im Homeoffice oder unterwegs unter ihrer geschäftlichen Rufnummer erreichbar.
Rufgruppen und Warteschleifen
Eingehende Anrufe werden entsprechend Ihrer Unternehmensstruktur an die richtigen Mitarbeiter oder Abteilungen verteilt. Rufgruppen und Warteschleifen können individuell für Bereiche wie Zentrale, Vertrieb, Support oder Buchhaltung eingerichtet werden.
Ansagen, Geschäftszeiten und Weiterleitungen
Wir gestalten die telefonische Erreichbarkeit passend zu Ihren Geschäftsabläufen und konfigurieren Begrüßungen, Geschäftszeiten sowie Abwesenheits- und Feiertagsregelungen. Weiterleitungen auf Vertretungen, mobile Rufnummern oder andere Unternehmensbereiche können ebenfalls zentral eingerichtet werden.
Integration in Ihre Arbeitsumgebung
Die Telefonanlage kann abhängig von den technischen Voraussetzungen mit vorhandenen Kommunikations-, Kontakt-, Kalender-, CRM- oder Helpdesk-Systemen verbunden werden. Dadurch lassen sich beispielsweise Kontaktdaten synchronisieren, Gespräche aus einer Anwendung starten oder eingehende Anrufe vorhandenen Kundendaten zuordnen.
Reporting und Auswertungen
Über Reporting-Funktionen können Anrufdaten und die Nutzung definierter Kommunikationswege nachvollzogen werden. Die Auswertungen schaffen Transparenz über das Anrufaufkommen und unterstützen bei der Optimierung der telefonischen Erreichbarkeit.
Ablauf der Beauftragung von Managed VoIP
Bevor wir mit Managed VoIP bei Ihnen durchstarten, machen wir uns gemeinsam ein Bild von Ihrer bestehenden Telefonie- und Netzwerkinfrastruktur. Dies geschieht im Rahmen einer strukturierten Ist-Analyse. Eine bereits vorhandene Dokumentation berücksichtigen wir, um uns schnell und effektiv in Ihre Umgebung einzuarbeiten. Sollte noch keine vollständige Dokumentation vorhanden sein, erstellen wir diese gerne für Sie und stellen sie Ihnen selbstverständlich zur Verfügung. Anschließend übernehmen wir die vereinbarte Administration und den laufenden Betrieb Ihrer Telefonielösung.
Bedarfsanalyse
Onboarding
Wir richten Rufnummern, Nebenstellen, Benutzer, Endgeräte, Rufgruppen und Warteschleifen nach dem abgestimmten Konzept ein. Anschließend testen wir die wichtigsten Funktionen, aktivieren Monitoring und Alarmierung und dokumentieren die neue Telefoniestruktur.
Planung
Laufender Betrieb
Nach dem erfolgreichen Onboarding übernehmen wir die vereinbarte operative Verantwortung für Ihre Telefonanlage. Wir überwachen die VoIP-Infrastruktur, bearbeiten Störungen, führen regelmäßige administrative Aufgaben durch und halten die Dokumentation aktuell.
FAQ Managed VoIP
Was bedeutet Managed VoIP?
Managed VoIP bedeutet, dass wir nicht nur eine technische Telefonielösung bereitstellen, sondern auch deren vereinbarten Betrieb übernehmen. Dazu gehören unter anderem Einrichtung, Administration, Monitoring, Support, Störungsbearbeitung und Dokumentation.
Können bestehende Rufnummern übernommen werden?
Eine Übernahme vorhandener Rufnummern kann im Rahmen des Onboardings vorbereitet und mit den beteiligten Anbietern koordiniert werden. Ob und unter welchen Voraussetzungen eine Übernahme möglich ist, hängt von den bestehenden Verträgen und der Verfügbarkeit der Rufnummern ab. In vielen Fällen, muss der Provider aber nicht gewechselt werden und die bestehenden Rufnummern können ohne Probleme verwendet werden.
Benötigen wir neue Telefone?
Das hängt von den vorhandenen Endgeräten und deren technischer Kompatibilität ab. Vorhandene Geräte können im Rahmen der Analyse geprüft werden. Falls neue Geräte erforderlich oder sinnvoll sind, beraten wir Sie bei der Auswahl. Alternativ kann auch nur per App bzw. Softphone telefoniert werden. Hardwaretelefone sind nicht notwendig.
Können Mitarbeiter im Homeoffice telefonieren?
Die betreute Lösung kann abhängig von der Konfiguration über geeignete Desktop-Anwendungen, mobile Anwendungen oder IP-Telefone genutzt werden. Es kann überall auf der Welt telefoniert werden.
Kann die Telefonanlage mit unseren Geschäftsanwendungen verbunden werden?
Integrationen mit Kommunikations-, CRM- oder Helpdesk-Systemen sind grundsätzlich als Bestandteil des vereinbarten Leistungsumfangs möglich. Der genaue Funktionsumfang hängt von der jeweiligen Anwendung und deren technischen Schnittstellen ab.
Wo wird die Telefonanlage betrieben?
Die Telefonanlage kann in der Cloud betrieben werden. Der Rechenzentrumsstandort ist in Deutschland. In bestimmten technischen Szenarien ist ein Betrieb auf geeigneter Kundeninfrastruktur nötig.
Sie haben Fragen zu unserem Managed VoIP für Unternehmen
oder wünschen ein Angebot?
Treten Sie mit uns in Kontakt.
Adresse
Ginsheimer Straße 1
65462 Ginsheim-Gustavsburg
Telefonnummer
06134 584367 0
kontakt@make-it-eazy.de
make it eazy